Kolorowy pasek
Godło, Herb, Logo
Logo Biuletyn Informacji Publicznej

Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Osiecznica

Kolorowy pasek

ZARZĄDZENIE Nr 1/10

Wójta Gminy Osiecznica

z dnia 04 stycznia 2010 r.

 

w sprawie zasad zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Gminy w Osiecznicy.

 

Na podstawie art.  33  ust.  3  ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r., Nr  142,  poz.  1591  ze zm.), rozporządzenia  Prezesa  Rady  Ministrów  z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie  instrukcji  kancelaryjnej  dla  organów gmin    i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r.,  Nr 112, poz. 1319 ze zm.),  oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. z 1955 r., Nr 47, poz. 316 ze zm.), Wójt Gminy Osiecznica

zarządza, co następuje:

 

§ 1 Określa się zasady postępowania przy zamawianiu pieczęci urzędowych i pieczątek na potrzeby Urzędu Gminy w Osiecznicy, ich ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji w przypadku utraty przez nie cech użytkowych i braku celowości dalszego ich używania w brzmieniu określonym załącznikiem nr 1 do zarządzenia.

 

§ 2 Nadzór na realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy Osiecznica.

 

§ 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

                                                                                       

 

 

Zał. nr 1

Do Zarządzenia

Wójta Gminy Osiecznica nr 1/10

Z dnia 04 stycznia 2010 r.

 

Zasady zamawiania, ewidencjonowania, używania, przechowywania oraz likwidacji pieczęci urzędowych i pieczątek w Urzędzie Gminy w Osiecznicy.

 

I.      Używanie pieczęci urzędowych/pieczątek w Urzędzie Gminy w Osiecznicy.

1.    W Urzędzie Gminy w Osiecznicy używane  są pieczęcie urzędowe:

a)  pieczęć urzędowa – metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis „WÓJT GMINY OSIECZNICA”.

b)  pieczęć urzędowa – metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis „URZĄD STANU CYWILNEGO W OSIECZNICY’’

c)  pieczęć urzędowa – metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis „URZĄD GMINY OSIECZNICA’’

d) pieczęć urzędowa – metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis „GMINA OSIECZNICA

e)  pieczęć urzędowa – metalowa, tłoczona pieczęć okrągła zawierająca pośrodku wizerunek orła ustalony dla godła Rzeczypospolitej Polskiej, a w otoku napis „WÓJT GMINY OSIECZNICA’’ (używana na stanowisku ds. dowodów osobistych).

2.    Pieczęcie urzędowe umieszczane są na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych: decyzjach, świadectwach oraz innych dokumentach zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

3.    Odcisku pieczęci urzędowych nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

4.    W Urzędzie Gminy w Osiecznicy używane są pieczątki nagłówkowe, imienne (podpisowe), pieczęcie wpływu i inne wynikających z przepisów prawa.

5.    Pieczątki mają charakter pomocniczy, służące do sygnowania dokumentów w zakresie dokonania określonych czynności urzędowych (np. wpływowe, stwierdzające zgodność odpisu z oryginałem, stwierdzające własnoręczność podpisu itp.).

6.    Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczątek w Urzędzie Gminy w Osiecznicy są:

1)   Wójt Gminy Osiecznica,

2)   Sekretarz Gminy Osiecznica,

3)   Skarbnik Gminy Osiecznica,

4)   Pozostali pracownicy Urzędu Gminy w Osiecznicy, których  zakres  powierzonych                

zadań i czynności uzasadnia posługiwanie się w/w pieczątką.

7.    Pieczątki imienne innej treści, mogą posiadać i stosować następujące osoby:

1)   „z up. Wójta” – pracownicy, w granicach indywidualnego pisemnego upoważnienia Wójta Gminy Osiecznica.

8.    Pieczęcie urzędowe/pieczątki stosuje się wyłącznie do załatwienia spraw służbowych.

9.    Użytkownicy pieczęci urzędowych/pieczątek są zobowiązani do używania ich zgodnie       z  przeznaczeniem i ponoszą pełną odpowiedzialność za ich użytkowanie.

10.    Wzory pieczęci używanych do przeprowadzenia wyborów powszechnych i referendów określają odrębne przepisy.

 

II. Zamawianie pieczęci urzędowych/pieczątek  w Urzędzie Gminy w Osiecznicy.

1.    Zamówienia na pieczęcie urzędowe o średnicy i wzorze określonym w  rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 r. w sprawie  tablic i pieczęci urzędowych                     ( Dz. U.  z 1955 r. Nr 47, poz.316, ze zm. ) kieruje się do Mennicy Państwowej.

2.    Wniosek na wykonanie  pieczęci urzędowych do Mennicy Państwowej oraz pieczątek dla Urzędu Gminy  może być dokonane tylko na piśmie (zał. nr 2 do zarządzenia).  Wniosek należy złożyć w sekretariacie Urzędu Gminy w Osiecznicy, który dokonuje pozostałych czynności zamówienia.

3.    Potrzebę i celowość wykonania pieczęci urzędowych/pieczątek uzasadnia pracownik.

4.    Akceptacje wniosku na wykonanie pieczęci urzędowych/ pieczątek podpisuje bezpośredni przełożony.

4a.Wniosek na wykonanie pieczęci urzędowych/ pieczątek stanowi równocześnie zamówienie i podpisuje je Skarbnik Gminy Osiecznica lub w razie nieobecności zastępca.

5.    Zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczęci urzędowej tego samego rodzaju jest dopuszczalne tylko w organizacyjnie uzasadnionych przypadkach. Każdy wtórnik pieczęci Mennica Państwowa opatruje kolejną numeracją rozpoznawczą stosownie do treści zamówienia.

6.    Gminne jednostki organizacyjne zamówienia na pieczęcie urzędowe składają za pośrednictwem kierownika gminnej jednostki organizacyjnej w sekretariacie  Urzędu Gminy w Osiecznicy. Pismo podpisuje Wójt Gminy Osiecznica.

7.    Za zgodne używanie pieczęci urzędowych przez gminne jednostki organizacyjne odpowiadają kierownicy tych jednostek.

8.    Pieczęcie urzędowe zamawiane dla gminnych jednostek organizacyjnych stanowią własność tych jednostek i wytwarzane są na ich koszt.

9.    Pieczęcie urzędowe/pieczątki zamawiane dla Urzędu Gminy są jego własnością, który ponosi koszty ich wytworzenia.

10.    Pieczęcie imienne (podpisowe) mogą uwzględniać przy nazwisku pracownika także jego tytuł lub tytuły zgodne z udokumentowanym charakterem wykształcenia.

11.    W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest zamówienie większej liczby egzemplarzy pieczątek o tej samej treści. W takich przypadkach każdy wtórnik pieczątki jest opatrzony kolejnym numerem rozpoznawczym.

 

III. Ewidencja pieczęci urzędowych/pieczątek  w Urzędzie Gminy w Osiecznicy.

1.    Po  wykonaniu  pieczęci urzędowych/pieczątek i przedłożeniu Faktury VAT za wykonanie sekretariat Urzędu Gminy w Osiecznicy dokonuje  ich  ewidencji,  zgodnie  ze  wzorem  stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia i wydaje za pokwitowaniem osobie, która występowała z wnioskiem.

2.    Ewidencja pieczątek podlega przechowywaniu wieczystemu (kat. A).

3.    Ewidencja winna być prowadzona rzetelnie i na bieżąco aktualizowana.

4.    Zmiana użytkownika danej pieczęci urzędowej/pieczątki następuje poprzez złożenie w ewidencji podpisu osoby przyjmującej przedmiotową pieczęć urzędową/pieczątkę. Złożenie podpisu jest równoznaczne z jej przyjęciem i użytkowaniem.

5.    W przypadku zużycia, uszkodzenia, bądź dezaktualizacji  pieczęci urzędowych/pieczątek   należy   je   niezwłocznie   zwrócić   do   sekretariatu Urzędu Gminy w Osiecznicy celem likwidacji.

 

 

 

 

IV. Przechowywanie pieczęci urzędowych/pieczątek  w Urzędzie Gminy w Osiecznicy.

1.    Pieczęcie urzędowe/pieczątki należy przechowywać w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą bądź bezprawnym użyciem. Po zakończeniu pracy pieczęcie urzędowe/pieczątki winny być zabezpieczane  w zamkniętych szafach.

2.    W razie zagubienia pieczątek należy zawiadomić o tym bezzwłocznie bezpośredniego przełożonego, Policję, ogłosić ten fakt w prasie lokalnej, a w przypadku pieczęci urzędowych również  właściwego prokuratora oraz Mennicę Państwową.

3.    Z czynności, o których mowa w pkt. 2  sporządza  się  notatki służbowe.

 

V. Likwidacja pieczęci urzędowych/pieczątek  w Urzędzie Gminy w Osiecznicy.

1.    Likwidacji pieczątek  dokonuje  trzech  pracowników  Urzędu Gminy w Osiecznicy zwanym dalej Komisją w skład, której wchodzą:

1)      Przewodniczący Komisji             –Sekretarz Gminy Osiecznica

2)   Członek Komisji                           – Pracownik ds. obsługi sekretariatu

3)      Członek Komisji                          – Pracownik ds. drogownictwa i środków unijnych

2.    Komisja z  czynności likwidacji pieczęci urzędowych/pieczątek  sporządza protokół, według wzoru określonego w zał. nr 4 do zarządzenia.

3.    Nieużywane pieczęcie  urzędowe  Urząd Gminy   przekazuje się niezwłocznie do Mennicy Państwowej.

4.    Fakt  dokonania  likwidacji pieczątek  lub  przekazania  pieczęci urzędowych  do  Mennicy  Państwowej odnotowywany   jest   w   ewidencji   prowadzonym   przez    Sekretariat Urzędu Gminy w Osiecznicy.

 

VI. Postanowienie końcowe

1.    W sprawach nie odnotowanych w powyższych zasadach zastosowanie mają obowiązujące w tym zakresie przepisy w sprawie pieczęci urzędowych.

    

 

 

 

 

 

 

 

 

Załączniki

Zalacznik nr 2 (33kB) Zapisz dokument Pokaż dokument
zalacznik nr 3 (29.5kB) Zapisz dokument Pokaż dokument
zalacznik nr 4 (26.5kB) Zapisz dokument Pokaż dokument

Metadane

Źródło informacji:Bogumił Mikołajewski
Data utworzenia:(brak danych)
Wprowadził do systemu:Bogumił Mikołajewski
Data wprowadzenia:2010-02-16 11:52:17
Opublikował:Bogumił Mikołajewski
Data publikacji:2010-02-16 11:52:45
Ostatnia zmiana:2010-08-26 09:16:11
Ilość wyświetleń:5058
Urząd Gminy Osiecznica
ul. Lubańska 43, 59-724 Osiecznica

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Zamknij