Kolorowy pasek
Godło, Herb, Logo
Logo Biuletyn Informacji Publicznej

Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Osiecznica

Kolorowy pasek

Zarządzenie nr 65/09

Wójta Gminy Osiecznica

z dnia 30 czerwca 2009 r.

 

 

w sprawie przyjętych przez Urząd Gminy w Osiecznicy zasad ewidencji, kontroli, obiegu  i przechowywania  dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych środkami pochodzącymi z funduszy  Unii Europejskiej

 

 

Na podstawie przepisów art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.),

zarządzam co następuje:

 

§ 1

 

Ustalam zasady wyodrębnienia ksiąg rachunkowych dla projektów realizowanych z udziałem środków pomocowych, plan kont dla budżetu i jednostki budżetowej urzędu do ewidencji operacji dotyczących środków z funduszy pomocowych oraz obieg dokumentów i procedury kontroli finansowej zgodnie z załącznikiem nr 1 do zarządzenia

 

§ 2

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

 


Załącznik nr 1

do Zarządzenia 65/09

 

Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości (polityka rachunkowości) w Urzędzie Gminy w Osiecznicy w zakresie ewidencji środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych funduszy pomocowych

 

      1. Do obsługi projektów realizowanych przy udziale środków finansowych uzyskanych w ramach pomocy z Unii Europejskiej służy odrębna ewidencja księgowa, wydzielona w księgach rachunkowych budżetu jednostki samorządu terytorialnego (GMINY OSIECZNICA) – organu oraz jednostki budżetowej (URZĘDU GMINY W OSIECZNICY)

      2. Ewidencja księgowa realizowanych działań w ramach projektów uwzględnia poszczególne tytuły projektów, działy, rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej, zgodnie z planem finansowym jednostki dla każdego wyodrębnionego projektu.

      3. Księgi rachunkowe w zakresie projektów współfinansowanych ze środków pomocowych otwiera się w momencie wystąpienia pierwszej operacji związanej z projektem na podstawie umowy i na początek kolejnego roku realizacji projektu, a zamyka na koniec każdego kolejnego roku i dzień zakończenia realizacji projektu. Księgi rachunkowe na poszczególne projekty prowadzone są zapisami ręcznymi. Zapisy z wyodrębnionej ewidencji na zestawień wprowadzana są do ewidencji księgi rachunkowej  prowadzonej w urzędzie jako jednostki z wykorzystaniem programu komputerowego „SIGID”

      4. Wyodrębnienie w ewidencji księgowej wszystkich realizowanych projektów uzyskuje się poprzez odpowiednie rozbudowanie syntetyki i analityki.

      5. Dla każdego projektu należy wyodrębnić syntetyczne konto kosztowe – 080 – przy projektach inwestycyjnych i 400 przy projektach realizowanych w ramach zadań bieżących, wraz z rozbudowaną analityką stosownie do potrzeb działań, których projekt dotyczy.

Ujęciu na tym koncie podlegają zapisy księgowe dotyczące danego projektu, zgodnie z wymogami zawartymi w umowach lub innych dokumentach, w których określono  obowiązek wydzielenia zapisów księgowych w przedmiotowym zakresie.

 

I. Wykaz ksiąg rachunkowych stosowanych w Gminie Osiecznica do ewidencji wykorzystania środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz innych funduszy pomocowych

 

   A.   Dziennik – według poszczególnych rejestrów stanowiących  ewidencję syntetyczną.

   B.   Konta księgi głównej – konta syntetyczne.

   C.   Księgi pomocnicze – ewidencja analityczna.

1.      Ewidencja analityczna środków pieniężnych na rachunkach bankowych;

2.      Ewidencja  analityczna rozrachunków dotyczących funduszy pomocowych

                       3.   Ewidencja  analityczna przychodów budżetowych (prefinansowanie );

                       4.   Ewidencja  analityczna rozchodów budżetowych (prefinansowanie);

5.      Ewidencja  analityczna dochodów funduszy pomocowych;

6.      Ewidencja  analityczna wydatków funduszy pomocowych;

7.      Ewidencja  analityczna funduszy pomocowych

   D.   Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej.

   E.   Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych.   

F.      Wykaz aktywów i pasywów

 

 

II.  Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem funduszy pomocowych w budżecie gminy korzysta się z następujących kont:

 

  1.Konta bilansowe

           133 – rachunek budżetu

137 – Rachunek środków funduszy pomocowych (z dalszym podziałem na poszczególne projekty 137-01(02)

      138 -  Rachunek środków na prefinansowanie (pożyczka na prefinansowanie)

      227 -  Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych

      228 -  Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych

      240 - Rozrachunki budżetu z tytułu środków funduszy pomocowych (należności

                budżetu / zobowiązania funduszy )

              268 -  Zobowiązania z tytułu prefinansowania

              907 -  Dochody z funduszy pomocowych(z dalszym podziałem na poszczególne

                         projekty 907-01(02)

              908 -  Wydatki z funduszy pomocowych

              967 -  Fundusze pomocowe(z dalszym podziałem na poszczególne

                         projekty 967-01(02)

 

Ustalone konta syntetyczne będą wprowadzone do urządzeń księgowych w miarę potrzeb, w momencie podpisania umowy - uzyskania funduszy pomocowych na realizację programu.

Wymienione wyżej konta bilansowe będą rozbudowane w poziomie jak niżej:

Poziom 0 – konto

Poziom 1 – dział,

Poziom 2 – rozdział,

Poziom 3 – paragraf z odpowiednią cyfrą czwartą 0, 8 lub 9

Poziom 4 - dwucyfrowy symbol identyfikacyjny, nadawany kolejnym programom (zaczynając od 01)

Oznaczenie poziomu 4 będzie wprowadzane w momencie uzyskania dofinansowania projektu oddzielnym zarządzeniem Wójta Gminy.

 

2. Ewidencja w budżecie gminy:

   1) wpływ środków 137/907 lub 133/901

   2) przekazanie środków do jednostki realizującej zadanie 228/137, 240/137 lu 228/133

   3) wydatki jednostki budżetowej – środki pomocowe według sprawozdania Rb 28S 908/228

   4) wydatki jednostki budżetowej – środki własne według RB 28S  902/223

   5) przeksięgowanie roczne zrealizowanych dochodów funduszy pomocowych 907/967,

       Zrealizowanych wydatków 967/908

 

III. Do prowadzenia ewidencji projektów realizowanych z wykorzystaniem funduszy pomocowych  w jednostce budżetowej korzysta się następujące konta:

 

Konto 011 – „Środki trwałe”

Konto 080 – „Inwestycje (środki trwałe w budowie”

Konto 130 – „Rachunek bieżący jednostki”

Konto 137 – „Rachunki środków pomocowych”

Konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Konto 240 – „Pozostałe rozrachunkki”,

Konto 223 – „Rozliczenie wydatków budżetowych”,

Konto 228 – „Rozliczenie wydatków ze środków pomocowych”,

Konto 400 – „Koszty według rodzajów”,

Konto 800 – „Fundusz jednostki”

Konto 810 – „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”

 

Ewidencja w jednostce budżetowej:

1)      wpływ środków z budżetu 137/228 lub 133/223

2)      zapłata wykonawcy / dostawcy 240/137

3)      faktury za wykonane zadanie niezależnie od źródła finansowania 400/201 lub 080/240

4)      przeksięgowanie zrealizowanych wydatków ze środków pomocowych 228/800,

5)      przeksięgowanie zrealizowanych wydatków ze środków własnych 223/800

 

IV. Obieg, kontrola, opisywanie i podpisywanie dokumentów finansowych związanych z realizacją projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych.

 

Referaty i samodzielne stanowiska pracy uczestniczące w obiegu i kontroli dokumentów:

1)      sekretariat urzędu gminy przyjmuje i ewidencjonuje w ewidencji korespondencji wpływającej – pieczątka – datownik – z wpisem numeru z ewidencji oraz umieszcza pieczątki stosowane do potwierdzenia dowodów pod względem celowościowym, gospodarczym, legalnym, stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, zakwalifikowania do wydatku strukturalnego i ewentualnie sprawdzenia pod względem merytorycznym,

2)      Wójt lub osoba przez niego upoważniona dekretuje dokument - kieruje na stanowisko merytoryczne pracownika realizującego  projekt,

3)      Pracownik merytoryczny realizujący projekt - sprawdza dokument:

a)       pod względem zgodności z harmonogramem rzeczowo – finansowym dołączonym do umowy z wykonawcą/dostawcą), zgodność z zawartą umową, zamówieniem lub zleceniem

b)      kompletność dokumentów (protokoły odbioru elementów robót/usług),

c)      w przypadku, jeśli dla realizacji projektu nie został wyznaczony koordynator określa również wysokość wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych oraz wysokość wydatków finansowanych ze środków unijnych i dokonuje opisu dokumentu zgodnie z wymogami zawartymi w umowie o dofinansowanie,

4)      w przypadku, jeśli dla realizacji projektu wyznaczony jest koordynator, to koordynator określa wysokość wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych oraz wysokość wydatków finansowanych ze środków unijnych i dokonuje opisu dokumentu zgodnie z wymogami zawartymi w umowie,

5)      skarbnik gminy lub jego zastępca sprawdza dokument pod względem formalnym i zgodności z planem finansowym

6)      referat finansowy – sprawdza dokument pod względem rachunkowym, dekretuje dokument, dekretacja polega na:

a)      nadaniu dokumentom numerów ewidencyjnych,

b)      umieszczeniu na dokumentach adnotacji o sposobie rejestracji dokumentu w urządzeniach księgowych (numery kont, klasyfikacja budżetowa, pozycja dziennika księgi rachunkowej),

7)      sprawdzony i opisany dokument zatwierdzają do zapłaty:

a)      Wójt Gminy lub Sekretarz Gminy

b)      Skarbnik Gminy lub Zastępca Skarbnika Gminy

8)      pracownik referatu finansowego ewidencjonuje dokument w księgach rachunkowych, dokonuje zapłaty po zatwierdzeniu.

9)      pod względem merytorycznym podpisuje dokument Wójt Gminy lub koordynator realizowanego projektu

 

Dokumenty finansowe opisywane są zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie. Treść i formę opisów osoby włączone w realizację projektu uzgadniają wspólnie w porozumieniu z referatem finansowym.

 

Stwierdzone w dokumentach błędy można poprawiać poprzez:

a)      w dowodach zewnętrznych – poprzez wysłanie kontrahentom dokumentu korygującego wraz z uzasadnieniem,

b)      w dowodach wewnętrznych – poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonej treści, wpisanie treści poprawnej z umieszczeniem daty poprawki oraz podpisem osoby do tego uprawnionej,

10)  Obieg dokumentów winien odbywać się najkrótsza drogą. Pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy i pracownicy referatu finansowego uczestniczące w obiegu danego dokumentu ponoszą wspólną odpowiedzialność za terminowe i należyte ich załatwienie,

11)  Przygotowanie wniosku o płatność, sporządzanie sprawozdań z wykonania projektu oraz wykonywanie innych czynności związanych z realizacją projektu dokonuje pracownik merytorycznie realizujący zadanie – koordynator, lub wskazany przez Wójta Gminy

12)  Sprawozdania RB 27S i RB 28S oraz inne określone przepisami sprawozdania finansowe sporządza referat finansowy.

 

V. Przechowywanie dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych z funduszy pomocowych.

 

  1. Oryginały dokumentów (dowodów finansowych) przechowywane są w referacie finansowym,
  2. Dokumentacja przetargowa przechowywana jest na stanowisku pracownika prowadzącego sprawy zamówień publicznych,
  3. Dokumentacja techniczna przechowywana jest na stanowisku merytorycznym, odpowiedzialnym branżowo za realizowany projekt,
  4. Dokumentacja dotycząca wniosku o dofinansowanie projektu ze środków pomocowych przechowywana jest na stanowisku merytorycznym odpowiedzialnym za opracowanie wniosków
  5. Dokumentacja pozostała (umowa o dofinansowanie, komplety wniosków o płatność i inne) dotycząca realizacji  projektu przechowywana na stanowisku koordynatora.,
  6. Dokumenty przechowywane są w wydzielonych segregatorach lub teczkach z oznakowaniem zgodnym z rzeczowym wykazem akt oraz zasadami promocji projektu przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie,
  7. Po całkowitym rozliczeniu projektu dokumenty przekazywane są do archiwum zakładowego

 

 

 

Metadane

Źródło informacji:Bogumił Mikołajewski
Data utworzenia:(brak danych)
Wprowadził do systemu:Bogumił Mikołajewski
Data wprowadzenia:2010-04-21 11:08:19
Opublikował:Bogumił Mikołajewski
Data publikacji:2010-04-21 11:09:06
Ostatnia zmiana:2010-04-21 11:09:46
Ilość wyświetleń:1280
Urząd Gminy Osiecznica
ul. Lubańska 43, 59-724 Osiecznica

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Zamknij