Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Osiecznica

Zarządzenie nr 114/12

Wójta Gminy Osiecznica

z dnia 28 listopada 2012 r.

w sprawie zasad (polityki) rachunkowości dla projektu
pn. „Śladami organmistrzów po Górnych Łużycach”
realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska-Saksonia 2007-2013

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152 poz. 1223 z późn. zm[1].), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibą poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. nr 128 poz. 861 z późn. zm[2].)

zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadza się, jako obowiązujące, zasady (politykę) rachunkowości dotyczące projektu pn. „Śladami organmistrzów po Górnych Łużycach”, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska-Saksonia 2007-2013, stanowiące załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i podlega ogłoszeniu.

Zasady (polityka) rachunkowości projektu
pn. „Śladami organomistrzów po Górnych Łużycach”

Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska-Saksonia 2007-2013 zgodnie z umową o dofinansowanie z dnia 18.04.2012 r.

Partnerem Wiodącym Projektu jest Parafia p.w. św. Antoniego Padewskiego w Parowej. Gmina Osiecznica występuje w charakterze partnera Projektu, zgodnie z umową partnerską zawartą w dniu 30.05.2011 r.

I.                   Zasady ogólne

1.      Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej Projektu, w części realizowanej przez Gminę Osiecznica.

2.      Księgi rachunkowe Projektu prowadzone są w jednostce budżetowej, w siedzibie Urzędu Gminy w Osiecznicy, księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim.

3.      Księgi rachunkowe Projektu prowadzone są komputerowo w systemie SIGID.

4.      Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych – dowody źródłowe:

-        zewnętrzne – faktury, rachunki, wyciągi bankowe

-        wewnętrzne – dowody PK.

5.      Rokiem obrotowym jest rok budżetowy. Księgi rachunkowe Projektu otwiera się w momencie wystąpienia pierwszej operacji podlegającej ewidencji oraz na początek kolejnego roku, w przypadku gdy realizacja Projektu przekroczy rok budżetowy, a zamyka na koniec każdego roku i na dzień zakończenia realizacji Projektu.

6.      Rachunkiem bankowym Projektu jest rachunek podstawowy Gminy Osiecznica, w banku PKO BP o numerze 97 1020 2137 0000 9002 0108 8152.

7.      Na koordynatora Projektu wyznacza się Inspektora ds. drogownictwa i środków unijnych – Renatę Durda-Tyszkiewicz.

8.      Osobą uprawnioną do kontaktów z Partnerem Wiodącym oraz Instytucją Zarządzającą, w tym przekazywanie dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu, jest Koordynator Projektu.

II.                Klasyfikacja budżetowa

1.      Środki finansowe na realizację Projektu, zarówno po stronie dochodów, jak i wydatków, zostają ujęte w planie finansowym Urzędu Gminy w klasyfikacji budżetowej: dział 921 „Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego”, rozdział 92120 „Ochrona zabytków i opieka nad zabytkami” i w paragrafie, który zostanie utworzony w następujący sposób:

a.       dochody – których źródłem są środki z Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich – należy klasyfikować poprzez dopisanie czwartej cyfry paragrafu „7”.

b.      Wydatki

-        ponoszone na realizację Projektu, których źródłem finansowania są środki z Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich – należy klasyfikować poprzez dopisanie czwartej cyfry paragrafu „7”

-        ponoszone na realizację Projektu, których źródłem finansowania są środki własne, w części wydatków objętej zawartą umową o dofinansowanie poprzez dopisanie czwartej cyfry paragrafu „9”

-        ponoszone na realizację Projektu, w części wydatków nie objętych umową o dofinansowanie, która jest finansowana wyłącznie ze środków własnych, nie podlega refundacji i nie jest współfinansowaniem, poprzez dopisanie czwartej cyfry paragrafu „0”

III.             Ewidencja księgowa Projektu

1.      Prowadzi się wyodrębnioną ewidencję księgową w zakresie realizacji projektu – kod rachunkowy UE04.

2.      Wykaz kont księgowych do ewidencji operacji gospodarczych Projektu:

1)      W budżecie (organie)  ewidencję prowadzi się z wykorzystaniem następujących kont syntetycznych:

Konto 133–UE04 – Rachunek budżetu

Konto 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych

Konto 901–UE04 – Dochody budżetu

Konto 902 – Wydatki budżetu

Konto 960 – Skumulowane wyniki budżetu

Konto 961 – Wynik wykonania budżetu

Konto 961 – Wynik wykonania projektu

Konto 962 – Wynik na pozostałych operacjach.

Ewidencja księgowa:

2)      W  Urzędzie Gminy korzysta się z następujących kont syntetycznych:

Konto 130–UE04 – Rachunek bieżący jednostki.

Konto 201– Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

Konta zespołu 4 Koszty wg rodzaju i ich rozliczanie

Konto 720 – Przychody z tytułu dochodów budżetowych

Konto 800 – Fundusz jednostki

Konto 860 – Wynik finansowy.

Ewidencja księgowa:

IV.             Obieg, opis, kontrola i przechowywanie dokumentów księgowych

1.      Realizacja wydatków następuje zgodnie z Projektem, zawartymi umowami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.

2.      Obieg i opis dokumentów księgowych (faktur, rachunków i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej):

1)      Wpływ do sekretariatu Urzędu Gminy – pieczęć wpływu oraz rejestracja dokumentu.

2)      Dekretacja dokumentu przez Wójta – skierowanie dokumentu do pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za realizację Projektu – Inspektora ds. drogownictwa i środków unijnych

3)      Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację Projektu sprawdza dokument:

-        pod względem zgodności z zawartą umową z wykonawcą

-        pod względem kompletności dokumentu (np. załączenie odpowiednich protokołów odbioru itp.) oraz dokonuje opisów:

4)      Koordynator Projektu sprawdza dokument pod względem zgodności z zawartą umową o dofinansowanie oraz kwalifikowalności wydatku oraz dokonuje opisów zgodnych
z wytycznymi do wniosku o płatność.

5)      Skarbnik Gminy sprawdza dokument pod względem formalnym i zgodności z planem finansowym.

6)      Wójt sprawdza dokument pod względem merytorycznym.

7)      Pracownik referatu finansowego:

-        sprawdza dokument pod względem rachunkowym

-        dekretuje dokument

-        przekazuje dokument Wójtowi oraz Skarbnikowi Gminy celem zatwierdzenia do wypłaty, a następnie dokonuje zapłaty

-        ewidencjonuje dokument w księgach rachunkowych

-        po zakończeniu realizacji inwestycji sporządza wykaz faktur lub dokumentów
o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty, zgodnie z wzorem załączonym do niniejszej instrukcji. Sporządzone zestawienie, wraz z oryginałami dokumentów księgowych oraz potwierdzeniami zapłaty, przekazuje Koordynatorowi Projektu.

3.      W razie nieobecności w pracy, wymienionych w pkt. 2 pracowników, zastępstwo pełnią pracownicy wymienieni w załączniku nr 2 do Zarządzenia nr 99/2008 Wójta Gminy Osiecznica z dnia 1 grudnia 2008 r. Zastępstwo z tytułu nieobecności w pracy koordynatora Projektu pełni Inspektor ds. inwestycji komunalnych.

4.      Nadzór nad realizacją projektu pełni Koordynator Projektu, w tym w szczególności odpowiada za:

1)      Koordynację zadań wynikających z Projektu w ramach struktury wewnętrznej Urzędu.

2)      Dostępność do dokumentów merytorycznych i rachunkowych oraz ich ochronę przed niekontrolowanymi zmianami.

3)      Dokonywanie oceny kwalifikowalności wydatków ponoszonych w realizacji Projektu, w tym prowadzenie czynności zmierzających do wyjaśnienia wszystkich przypadków poniesienia przez jednostkę wydatków, których kwalifikowalność budzi wątpliwości.

4)      Przygotowanie i przekazanie właściwemu kontrolerowi oraz Partnerowi Wiodącemu, w sposób rzetelny i terminowy dokumentów, zgodnych z zawartą umową o dofinansowanie.

5)      Udostępnienie dokumentacji związanej z projektem, a będącej w posiadaniu Urzędu Gminy, podmiotom uprawnionym do przeprowadzenia kontroli realizacji Projektu.

6)      Prawidłowe przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją Projektu
i przyznaną pomocą zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu.

5.      Nadzór merytoryczny nad realizacją Projektu pełni Inspektor ds. drogownictwa i środków unijnych, w tym w szczególności odpowiada za:

1)      Zgodność realizacji Projektu z zawartymi umowami/zleceniami z wykonawcami oraz z zawartą umową o dofinansowanie.

2)      Kompletowanie oraz opis dokumentów (m.in. faktur, protokołów odbioru) dotyczących realizacji Projektu.

3)      Przygotowanie, na potrzeby wniosku o płatność oraz sprawozdawczości, informacji wymaganych umową o dofinansowanie.

6.      Za realizację Projektu w zakresie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej Projektu odpowiada Inspektor ds. księgowości budżetowej.

7.      Przechowywanie dokumentów związanych z realizacją Projektu:

1)      Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji Projektu przechowywane są w siedzibie Urzędu Gminy w Osiecznicy, u Koordynatora Projektu.

2)      Dokumenty przechowywane są w wydzielonych segregatorach z oznakowaniem zgodnym z zasadami promocji Projektu, przez okres ustanowiony w umowie o dofinansowanie.